راهنمای ارسال ایمیل بدون اسپم شدن

زمانی که بخواهید پیام‌های خود را در حجم انبوه ارسال کنید، ممکن است دچار اسپمینگ شوید و مخاطب‌تان هیچ‌گاه ایمیل شما را نبیند. در این مطلب به شما می‌گوییم چطور ایمیل‌های خود را بدون اسپم شدن ارسال کنید.

ایمیل مارکتینگ هم‌چنان جزو یکی از پرکاربردترین برنامه‌های کسب‌وکارها برای برقراری ارتباط با مخاطبان و بازاریابی است. اما وقتی بخواهید پیام‌های خود را در حجم انبوه بفرستید، این احتمال وجود دارد که ایمیل‌های ارسالی به عنوان اسپم و هرزنامه شناخته شوند و هیچ‌گاه به دست کاربران نرسند. در این مطلب درباره اسپم شدن ایمیل و روش‌های جلوگیری از این اتفاق خواهیم گفت. اما پیش از شروع بهتر است ببینیم اسپم شدن ایمیل چیست. (چنانچه تمایل به استفاده از سرویس ارسال ایمیل دارید، می‌توانید از شرایط و تعرفه‌های نجوا اطلاعات کسب کنید)

اسپم شدن ایمیل چیست؟

اگر بخواهیم خیلی ساده بگوییم، اسپم شدن ایمیل در واقع ارسال پیام و محتوای ایمیلی غیرمرتبط و آزاردهنده برای تعداد زیادی از افرادی است که جزو لیست مخاطبان شما هستند. این روش، زمانی تاثیرگذار بود ولی خوشبختانه در سال‌های اخیر، ارسال انبوه ایمیل که شخصی‌سازی نشده و برای گروه مشخصی از مخاطبان نباشد، به پوشه اسپم می‌رود. البته هنوز هم ارسال انبوه ایمیل کاربرد زیادی دارد، ولی دیگر مانند گذشته نیست که با خرید لیست ایمیل بتوانید پیام انبوه بفرستید.

چرا ایمیل اسپم می‌شود؟

اگر بازاریابی ایمیلی را در دستور خود قرار داده‌اید، فرقی نمی‌کند از چه سرویسی استفاده کنید. مهم این است که باید حواستان باشد که دلایل مختلفی برای اسپم شدن ایمیل وجود دارد. تمام موارد در سه دسته کلی زیر قرار می‌گیرند:

1. تنظیمات فنی
2. محتوا و طراحی ایمیل
3. واکنش مخاطبان به محتوای دریافتی

در ادامه به مهم‌ترین مشکلاتی می‌پردازیم که باعث اسپم شدن ایمیل‌های شما می‌شود:

1- نداشتن مجوز برای ارسال ایمیل

قانون اول برای ارسال ایمیل این است که از مخاطبان مجوز لازم را داشته باشید. در واقع آن‌ها باید پذیرفته باشند که در لیست ایمیل یا خبرنامه شما باشند و تمایل داشته باشند که پیام‌های شما را دریافت کنند.

2- اسپم بودن IP ارسال‌کننده ایمیل

اگر از روش‌ها و سرویس‌های مختلف برای ارسال انبوه ایمیل استفاده می‌کنید، باید بدانید که محتوای شما از طریق سرورهای آن‌ها ارسال می‌شود و وقتی بیش از اندازه این کار را انجام دهند، ممکن است IP آن‌ها به عنوان اسپم شناخته شوند. بنابراین حتی اگر بخواهید به صورت شخصی نیز ایمیل‌های خود را ارسال کنید ممکن است این اسپم بودن شما را دچار دردسر کند.

3- نرخ تعامل پایین

بی‌تردید هدف شما از ارسال ایمیل، برقراری ارتباط با مخاطبان جدید و مشتریان فعلی است و در نهایت باید مخاطب هدف برایتان مهم باشد. بنابراین هرچه واکنش آن‌ها مثبت‌تر باشد و تعامل بهتری با محتوای ارسالی داشته باشند، می‌توان نتیجه گرفت که عملکرد شما موفق بوده است.

به کمک ابزارهای تحلیلی و امکاناتی که شرکت‌های ارائه‌دهندهٔ سرویس ایمیل مارکتینگ در اختیارتان قرار می‌دهند، متوجه می‌شوید که چه تعداد از ایمیل‌ها باز شده و چه تعداد بدون اینکه باز شوند، حذف شده‌اند. این موضوع در اینکه ایمیل به عنوان اسپم تشخیص داده شود، اهمیت زیادی دارد.

4- مشترکتان شما را فراموش کرده است

دومین مشکل مهمی که براساس آمار باعث می‌شود ایمیلی به عنوان اسپم تشخیص داده شود، میزان شکایات کاربران است. به طوری که اگر کاربری ادعا کند ایمیل دریافت شده اسپم است، فارغ از اینکه این ادعا درست یا اشتباه باشد، سرویس ارائه‌دهندهٔ خدمات پست الکترونیکی مانند Gmail، ارسال‌کننده را به عنوان اسپمر تشخیص خواهد داد.

بنابراین باید از مخاطب هدف خود بخواهید که شما را در لیست ارسال‌کنندگان ایمیل داشته باشد یا شما را به عنوان اسپمر معرفی نکند وگرنه تمام زحمات شما فقط راهی پوشه اسپم خواهد شد!

5- استفاده خیلی کم از سرویس ایمیل

یکی دیگر از موارد مهم، میزان استفادهٔ شما از سرویس ایمیل است. در واقع ارائه‌دهندگان خدمات Mailbox، با توجه به الگوریتم‌های اسپم‌شناسی خود، به میزان فعالیت شما و استفاده از اکانت ایمیل‌تان دقت می‌کنند. اگر برای طولانی مدت از آن استفاده نکرده باشید و حالا بخواهید ایمیل انبوه بفرستید، جایی جز پوشهٔ اسپم نصیبتان نخواهد شد.

6- رعایت نکردن قوانین در عنوان ایمیل

عنوان و تیتر ایمیل به عنوان ویترین کار اهمیت بسیار زیادی در باز شدن آن دارد. به همین دلیل برخی برای ایجاد جذابیت در عناوین خود، از قوانین تخطی می‌کنند و با استفاده از کلمات غیرمجاز باعث می‌شوند ایمیل آنها اسپم تشخیص داده شود. شما نمی‌توانید حتی از کلمات فریبنده و جادویی نظیر شگفت‌انگیز، اینجا کلیک کنید، تبریک، دوست عزیز، قیمت فقط ـــ تومان، رایگان، پیشنهاد فوق‌العاده، گارانتی و… در عنوان یا متن ایمیل استفاده کنید.

براساس گزارشی که توسط Litmus and Fluent ارائه شده است، 50 درصد مشترکان سرویس‌های ایمیل مارکتینگ مدعی شده‌اند که براساس عنوان پیام، فریب خورده‌ و وقتی آن را باز کرده‌اند با محتوای تبلیغاتی مواجه شده‌اند.

7- اطلاعات اشتباه یا ناکافی از سوی ارسال‌کننده

اطلاعات ارسال‌کنندهٔ ایمیل باید کاملا دقیق و قانونی باشد. شما نمی‌توانید طوری پیام خود را ارسال کنید که گویی از سوی یکی از مدیران رده‌بالای کشوری ارسال شده است. بنابراین امکان فریب دادن مخاطبان با اطلاعات غلط یا ناکافی در عنوان ارسال‌کننده پیام وجود ندارد و باید حداقل نام درست، نام کسب‌وکار یا ترکیبی از هر دو را داشته باشید.

8- درج‌ نکردن آدرس فیزیکی

یکی از قوانین مهم در دنیای تبلیغات، درج آدرس فیزیکی است. از نظر قانونی باید در محتوای ایمیل خود نیز آدرس دقیق‌تان را درج کرده باشید، در غیر این‌صورت احتمال اسپم شدن ایمیل شما زیاد است.

9- درج ‌نکردن لینک لغو اشتراک

شما نمی‌توانید هیچ مخاطبی را مجبور کنید تا ایمیل‌های شما را دریافت کند و همیشه باید برای آن‌ها این حق انتخاب را در نظر بگیرید که هر زمانی تمایل داشتند اشتراک خود را لغو کنند. از این رو درج لینک لغو اشتراک اهمیت بسیار زیادی دارد و حتما باید در ایمیل شما قرار داشته باشد.

10- طراحی نامناسب ایمیل

اگر ایمیل‌های خود را به صورت متنی ارسال می‌کنید که خیلی جای نگرانی نیست. ولی اگر محتوای شما به صورت طراحی‌شده و HTML است، باید از نظر UI و UX نکات زیادی را در نظر بگیرید. این موضوع از نظر فنی اهمیت بسیار زیادی دارد و می‌تواند باعث اسپم شدن یا نشدن ایمیل شما شود.

«اگر علاقه‌مند به استفاده از سرویس ایمیل مارکتینگ نجوا هستید، راهنمای پنل ایمیل مارکتینگ نجوا را حتما مطالعه کنید!»

عوامل موثر در اسپم نشدن ایمیل

بدون‌شک هیچ کس نمی‌خواهد ایمیل اسپم ارسال کند و تمایل دارد مخاطب هدف، متن پیام ارسالی را بخواند و با آن تعامل داشته باشد. اما پیش از اینکه بخواهیم درباره راهکارهای اسپم نشده ایمیل صحبت کنیم، باید ببینیم چه عواملی در این موضوع موثر هستند.

1- اعتبار IP

همان‌طور که اشاره کردیم وقتی به صورت انبوه ایمیل می‌فرستید، در واقع محتوای شما از سمت IP سرور ارسال می‌شود و خیلی مهم است که IP سرور ارسال‌کننده اعتبار بالایی داشته باشد تا ایمیل‌های شما به عنوان اسپم تشخیص داده نشوند. اگر IP موردنظر، اعتبار خوبی نداشته باشد و پیش‌تر بارها به عنوان اسپم شناسایی شده باشد، پیام‌های شما نیز به پوشه اسپم خواهد رفت.

2- ارسال محتوای ارزشمند

هدف از ارسال ایمیل و استفاده از ایمیل مارکتینگ، اطلاع‌رسانی، برقراری ارتباط با مخاطب، حفظ مشتریان فعلی و اجرای برنامه‌های بازاریابی است. بنابراین باید با محتوای ارزشمند و کاربردی خود که ترجیحا بهتر است سفارشی‌ و شخصی‌سازی شده باشد، کاری کنید که مخاطب همچنان تمایل داشته باشد ایمیل‌های شما را دریافت کند. باید تلاش کنید محتوای ارسالی حاوی ارزش افزوده باشد و به درد کاربران بخورد. ضمن اینکه نباید از کلمات و محتوای اسپم‌گونه نیز در عنوان یا بدنه ایمیل خود استفاده کنید.

3- رعایت نکات فنی

همان‌طور که اشاره کردیم، از نظر طراحی و خلق تجربهٔ کاربری باید نکات فنی را به خوبی رعایت کنید. با وجود اینکه طراحی بصری اهمیت زیادی دارد، ولی نباید از ساده بودن ایمیل، رعایت نکات فنی، نمایش درست روی تمام دستگاه‌ها (ریسپانسیو بودن)، فرمت درست هدرها، درج لینک لغو عضویت و… غافل شوید.

راهکارهایی برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل

راهکارهای متعددی وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا ایمیل‌های ارسالی‌تان به عنوان اسپم شناخته نشود که در این قسمت به معرفی آن‌ها خواهیم پرداخت.

درج اطلاعات دقیق ارسال‌کننده

از آن‌جایی که در طول روز ایمیل‌های زیادی برای کاربران ارسال می‌شود، برای آن‌ها اهمیت زیادی دارد که ایمیل ارسالی از سوی چه شخص یا مجموعه‌ای ارسال شده است. بنابراین دقت کنید در قسمت From به درستی نام شخص، کسب‌وکار و… را درج کنید.

انتخاب ارائه‌دهنده مطمئن سرویس ایمیل

همان‌طور که گفتیم، اینکه کدام ارائه‌دهندهٔ سرویس ایمیل را انتخاب کنیم اهمیت بسیار زیادی دارد. این مجموعه باید خوش‌نام باشد و از آن‌جایی که محتوای ارزشمند شما از سوی سرورهای آن‌ها ارسال می‌شود، در نتیجه باید IPهایشان اعتبار خوبی داشته باشد.

بررسی وضعیت سرور ارسال کننده در لیست سیاه

همان‌طور که گفتیم اگر IP سرور ارسال‌کننده اعتبار خوبی در دنیای مجازی نداشته باشد، ایمیل‌های شما به پوشهٔ اسپم خواهند رفت. بنابراین می‌توانید به کمک ابزارهایی چون MxToolBox بررسی کنید ببینید که آیا ارسال‌کنندهٔ ایمیل‌های شما در لیست سیاه قرار دارد یا خیر. کافیست آدرس آی‌پی یا نام دامنه را وارد کنید و ببینید آیا در لیست سیاه قرار دارید.

تست ایمیل‌ها پیش از ارسال

همیشه پیش از ارسال ایمیل، یک بار دیگر آن را بررسی کرده و تست کنید تا مطمئن شوید که پیام ارسالی حتما به دست مشترکان برسد. برای این کار می‌توانید یک لیست تست جدا شامل ایمیل خودتان داشته باشید یا از سرویس‌های مختلف نظیر Mail Tester استفاده کنید و کیفیت ایمیل‌هایتان را بسنجید.

به‌روز بودن

اینکه همیشه به‌روز باشید و همگام با تکنولوژی، فیلترهای اسپم، مقررات ISPها و قوانین ضداسپم پیش بروید اهمیت زیادی دارد. معمولا این قوانین خیلی زود تغییر نمی‌کنند، اما از آن‌جایی که سرویس‌های مختلف، بیش از پیش روی ایجاد بهترین تجربه برای کاربران خود متمرکز شده‌اند، در نتیجه باید همگام با تغییرات روز پیش بروید.

پاکسازی لیست ایمیل

یکی از بهترین کارهایی که برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل‌ها می‌توانید انجام دهید، پاکسازی و تصفیهٔ لیست ایمیل است. این کار باعث می‌شود اسیر فیلترها و تله‌های اسپم نشوید و مهم‌تر اینکه محتوای شما به دست مخاطبان واقعی برسد. برای این کار باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• به هیچ عنوان لیست ایمیل نخرید: یکی از بزرگترین اشتباهات کسب‌وکارها این است که فکر می‌کنند خرید لیست ایمیل انبوه به آن‌ها کمک می‌کند. در صورتی که شما باید در مرحلهٔ اول به دنبال مخاطبان هدف و واقعی باشید تا بتوانید نتیجهٔ خوبی بگیرید. در مرحلهٔ دوم باید از سوی کاربران، مجوز ارسال ایمیل انبوه داشته باشید و آن‌ها با اختیار خودشان در لیست ایمیل و خبرنامه شما عضو باشند.
• حذف ایمیل‌های غیرفعال: یکی دیگر از کارهای مهم این است که هر چند وقت یک بار، لیست ایمیل‌های غیرفعال را که نرخ پرش بالایی دارند و باعث می‌شوند شما به عنوان اسپمر شناخته شوید، از لیست خود حذف کنید. ضمن اینکه باید دقت کنید ممکن است برخی کاربران خودشان عضویت خود را لغو کرده باشند و بدون‌شک نباید برای آن‌ها ایمیل ارسال شود.
• حواستان به کاربران غیرفعال باشد: برخی از مخاطبان هدف، ایمیل‌های شما را دریافت می‌کنند، ولی هیچ واکنشی نشان نمی‌دهند و تعاملی ندارند. یعنی روی ایمیل شما کلیک نمی‌کنند، آن را باز نمی‌کنند و نمی‌خوانند. همان‌طور که اشاره کردیم، نرخ تعامل اهمیت زیادی دارد و این موضوع به اعتبار شما لطمهٔ جدی وارد می‌کند. بنابراین یا کاری کنید که با شما تعامل داشته باشند، یا آن‌ها را از لیست حذف کنید. ضمن اینکه می‌توانید دوباره بپرسید که آیا واقعا می‌خواهند عضو لیست ایمیل و خبرنامه شما باشند یا خیر.

احترام به مخاطبان

همان‌طور که قبل‌تر هم گفتیم، حتما به مخاطبان خود احترام بگذارید و برای آن‌ها این حق انتخاب را در نظر بگیرید که خودشان تصمیم بگیرند که هم‌چنان عضو لیست ایمیل شما بمانند یا خیر! برای این کار باید در تمامی ایمیل‌های خود، لینک لغو عضویت را درج کنید.

عناوین جذاب و درگیرکننده

عنوان ایمیل، اهمیت بسیار زیادی در جلب نظر مخاطبان و باز شدن آن دارد. همان‌طور که گفتیم، نباید در عناوین خود از کلمات فریبنده و غیرقانونی استفاده کنید، ولی باید به صورت کاملا تخصصی و حرفه‌ای آن را بنویسید تا ایمیل شما نه‌تنها اسپم نشود، بلکه نرخ کلیک خوب بگیرد.

توجه به بدنه و محتوای ایمیل

فیلترهای تشخیص اسپم به خوبی محتوای ایمیل شما را بررسی می‌کنند. بنابراین باید توجه ویژه‌ای به آن داشته باشید و با اینکه گفتیم ایمیل جذاب و زیبا طراحی کنید، ولی دقت کنید خیلی هم ایمیل شما تبلیغاتی و اسپم‌گونه نباشد. ضمن اینکه یک ایمیل جذاب، نرخ تبدیل بهتری خواهد داشت و از این رو به پوشهٔ اسپم هم نمی‌رود.

طراحی ظاهری، ریسپانسیوبودن، تجربه کاربری خوب، فونت‌ها، پیوست‌ها، تصاویر و المان‌های‌های تصویری و… همه و همه از مواردی هستند که هم می‌توانند ایمیل شما را جذاب و کاربردی کنند و هم می‌توانند آن را به پوشهٔ اسپم بفرستند.

استفاده نکردن از ویدیو یا فایل‌های فلش

برخی از ارسال‌کنندگان ایمیل از فایل‌های ویدیویی یا فلش که داخل محتوای پیام جاسازی شده‌اند استفاده می‌کنند. بسیاری از ارائه‌دهندگان ایمیل، امکان تماشای چنین محتوایی را نمی‌دهند و از سوی دیگر، وقتی این قسمت درست کار نکند، موجب آزار مخاطبان خواهد شد. حتی استفادهٔ زیاد از تصاویر نیز خوب نیست و شما را دچار مشکل خواهد کرد.

چیزی را پیوست نکنید

پیوست کردن فایل‌های مختلف، نه‌تنها حجم ایمیل ارسالی را افزایش می‌دهد، بلکه باعث تحریک شاخک‌ فیلترهای اسپم می‌شود و در نتیجه، پیام ارسالی به عنوان اسپم تشخیص داده خواهد شد. بهتر است برای این کار صفحه فرودی را در سایت خود داشته باشید و با یک CTA جذاب، کاربران را به سمت آن هدایت کنید.

ارائه دو نسخه متنی و HTML از ایمیل

همیشه هر دو نسخهٔ متنی و HTML از ایمیل خود را ارائه کنید تا هم امکان مشاهدهٔ آن به صورت ساده و متنی وجود داشته باشد و هم به صورت جذاب و تصویری. این کار باعث جذب مخاطبان بیشتر با سلایق مختلف می‌شود و از سوی دیگر، قوانین ISP را نقض نمی‌کنید.

نظم در ارسال ایمیل

قبلا هم اشاره کردیم که اگر در بازه‌های زمانی طولانی بخواهید ایمیل بفرستید، احتمالا باید منتظر این باشید که شما را اسپم تشخیص دهند. بنابراین در ارسال پیام‌های خود نظم داشته باشید و براساس یک تقویم محتوایی منظم و با برنامه پیش بروید.

درخواست از مخاطبان

یکی از کارهای ساده‌ای که می‌توانید برای جلوگیری از اسپم‌شدن ایمیل‌ها انجام دهید این است که از مخاطبان هدف خود بخواهید تا شما را در لیست سفید قرار دهند و اگر پیام‌تان به پوشه اسپم رفته است، اعلام کنند که ایمیل ارسالی اسپم نیست.

 

جمع‌بندی

ایمیل مارکتینگ یکی از مهم‌ترین برنامه‌های بازاریابی کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک است که به دلیل هزینهٔ مناسب، نرخ کلیک و تبدیل خوب و اثربخشی قابل توجه، هم‌چنان در دستور کار آن‌ها قرار دارد. اما ارسال انبوه ایمیل باعث می‌شود تا همیشه در خطر اسپم شدن باشید و برای فرار از این موضوع باید موارد متعددی را رعایت کنید. به طور کلی همهٔ این موارد در سه بخش کلی زیر خلاصه می‌شوند:

• توجه به نکات فنی
• ارائهٔ محتوای باکیفیت و کاربردی
• نحوهٔ تعامل مخاطبان با ایمیل‌های دریافتی